Bel mij terug > Bel ons: +31 (0) 20 2050333

Handleiding schrijven

 

U wilt een handleiding schrijven?

Vraagt u zichzelf dan het volgende af:

 

  • Voor wie schrijf ik mijn handleiding?
  • Hoe schrijf ik een duidelijke handleiding?
  • Hoe schrijf ik een technische handleiding?
  • Met welke doelgroepen moet ik rekening houden?

Het schrijven van uw handleiding uitbesteden? Vraag direct een offerte aan >


Handleiding schrijven? Ken uw doelgroep!


Eén van de belangrijkste aspecten voor het schrijven van een goede handleiding is het kennen van de gebruiker. Mensen hebben verschillende eigenschappen, zoals leeftijd, opleidingsniveau, geslacht, enzovoort. Daarom moeten ze op een andere manier benaderd worden. Wordt dit niet goed gedaan, dan bereikt de informatie niet of in mindere mate haar doel.  

Het is dus van belang om uw doelgroep te kennen. Wordt de handleiding voor de installateur geschreven of voor de consument? Is de eindgebruiker de bediener van een machine of de bewoner van een bejaardenflat die met een alarmsysteem moet omgaan? Alleen door u in te leven in de doelgroep zult u tot een gebruiksvriendelijke handleiding kunnen komen. Onder aan deze pagina vindt u een aantal veelvoorkomende typen gebruikers van een handleiding.

 

Een duidelijke handleiding schrijven

 

De handleiding heeft over het algemeen een slechte reputatie. Men vindt handleidingen saai, moeilijk te lezen, verwarrend en/of ze beantwoorden de vraag niet. Door een stukje verdieping voor aanvang van het schrijven van de handleiding voorkomt u dit. Hierbij is het belangrijk om te beseffen dat de gebruiker zich niet dom wil voelen door het lezen van de handleiding. 

Verder zijn er een aantal andere basisprincipes. Zo wil de gebruiker een bevestiging dat hij het goed heeft gedaan. De afbeeldingen moeten kloppen met het product, mogen niet te klein zijn en er moeten niet te veel nummers in staan. En het wordt als vervelend ervaren om de bladzijde steeds terug of om te moeten slaan.

 

Een technische handleiding schrijven

 

Naast het schrijven van een handleiding die aansluit bij de doelgroep én die door de doelgroep wordt begrepen, is er nog een belangrijk punt op het gebied van de taal: eenduidigheid. Een standaard die de afgelopen decennia veel aan ruimte heeft gewonnen bij technische handleidingen is het Simplified Technical English (STE). Het STE is een ingeperkte taal die woorden en zinsdelen uitsluit die te moeilijk zijn voor de doelgroep. Het STE is ontstaan in de vliegtuigindustrie en de ontwikkeling wordt grotendeels toegeschreven aan vliegtuigfabriek Fokker. Dit bedrijf had behoefte aan een standaard die door iedereen wordt begrepen en dubbelzinnigheid uitsluit door het principe dat een woord slechts één betekenis mag hebben. Een voorbeeld hiervan is de zin ‘Turn off engines not required’. Deze korte zin kan geïnterpreteerd worden als ‘turn off the engines that are not required’, maar ook als ‘turning off the engines is not required at all’. Misinterpretatie van deze zin kan grote gevolgen hebben. En dit is slechts één zin uit de duizenden waaruit de technische documentatie is opgebouwd.

 

Een aantal basisregels voor het schrijven van technische documentatie, zoals een handleiding, zijn:

  • Als er synoniemen voor een woord bestaan, kies dan één woord en gebruik dat altijd. (Bijvoorbeeld: start, begin, commence, initiate en originate kunnen allemaal beginnen betekenen in het Engels. Het STE koos voor start, omdat start de meest regelmatige vervoegingen heeft.)
  • Als een woord meerdere betekenissen heeft, kies er dan slechts één van. Zo gebruikt het STE het Engelse fall alleen als ‘het door de zwaartekracht naar beneden halen van iets’ wordt bedoeld en niet voor bijvoorbeeld ‘het ten onder gaan van iets’.
  • Gebruik alleen de door STE toegestane woordsoort van een woord. Woorden in het Engels hebben vaak verschillende grammaticale functies. ‘Switch’ kan staan voor het zelfstandig naamwoord ‘schakelaar’, maar ook voor het werkwoord ‘schakelen’. Het STE gebruikt het alleen als zelfstandig naamwoord. Voor schakelen wordt ‘turn off’ of ‘turn on’ gebruikt.
  • Het vertalen van een technische handleiding is een vak apart! Zorg dat u met een gespecialiseerd vertaalbureau samenwerkt.

Installateur

Een installateur is veelal visueel ingesteld en gebruikt elektrische schema’s. Het opleidingsniveau is lager of middelbaar beroepsonderwijs. De talen voor een handleiding kunnen uiteenlopend zijn. Vooral bij grote projecten, zoals assemblage van vliegtuigen, komen de installateurs van over de hele wereld.

 

Eindgebruiker

Het opleidingsniveau van eindgebruikers kan erg verschillen. Denk bijvoorbeeld aan een bediener van een machine in de Grolsch-fabriek en een bediener van medische apparatuur in een ziekenhuis. Ook het gebruik is heel divers. Gebruikt de eindgebruiker de manual bijvoorbeeld in een fabrieksomgeving met olie en vet? Of wellicht in een cleanroom waarin het verboden is om normaal papier te gebruiken?

 

Consument

U kunt zich voorstellen dat bij de doelgroep consumenten de verschillen enorm groot zijn. Zo is bij de oudere doelgroep de lettergrootte in de handleiding belangrijk. En zo zal de ene consument de handleiding ook online willen raadplegen, en volstaat voor de ander, zoals in het geval van de bewoner van een verzorgingsflat, een papieren handleiding. Ook is het belangrijk om er rekening te houden of de consumen

 

Zoek op internet naar voorbeelden en bekijk de verschillen tussen de verschillende handleidingen.

 


Wilt u ook uw handleiding door ons laten maken? Vraag direct een offerte aan >


Bel mij terug > Bel ons: +31 (0) 20 2050333

Heeft u vragen omtrent onze diensten? Wij beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.